Datenschutzinformation zur Aufzeichnung und Transkription von Microsoft-Teams-Besprechungen

Stand: 27.05.2026

Diese Datenschutzinformation ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung und beschreibt, wie die HALO electronic GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, die im Rahmen der Aufzeichnung und automatisierten Transkription von Microsoft-Teams-Besprechungen mit externen Teilnehmenden anfallen.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die HALO electronic GmbH, Augartenstraße 27, 6890 Lustenau, erreichbar per E-Mail unter office@inteos.com. Datenschutzbeauftragter ist Philipp Ott, erreichbar unter derselben Adresse.

Gegenstand der Verarbeitung

Wir zeichnen Microsoft-Teams-Besprechungen mit externen Teilnehmenden — Kunden, Lieferanten und sonstigen externen Personen — auf und erstellen automatisierte Transkripte. Verarbeitet werden dabei:

• Bild- und Tondaten der Teilnehmenden, sofern Kamera oder Mikrofon aktiv sind
• Name, E-Mail-Adresse und Organisationszugehörigkeit
• Inhaltliche Beiträge in Wort und Bild
• Chat-Nachrichten und geteilte Inhalte (Bildschirmfreigaben, Dateien)
• Technische Metadaten zum Verbindungsverlauf

Zwecke der Verarbeitung

Die Aufzeichnung und Transkription dient der Protokollierung und Nachbearbeitung von Besprechungen, der Wissens­sicherung und internen Dokumentation, der Qualitätssicherung und internen Schulung sowie der KI-gestützten Auswertung der Inhalte. Letztere umfasst die automatische Erstellung von Zusammenfassungen und Action-Items sowie die Befragbarkeit von Inhalten durch interne Assistenzsysteme. Darüber hinaus dienen Aufzeichnung und Transkript dem Nachweis und der Dokumentation gegenüber Vertragspartnern.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Vertragsanbahnung oder -durchführung mit Kunden und Lieferanten dient. Im Übrigen stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an Dokumentation, Wissens­sicherung und effizienter Nachbearbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine entsprechende Interessenabwägung wurde dokumentiert und kann auf Anfrage eingesehen werden. Soweit ausnahmsweise eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Folgende externe Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO:

• Microsoft Ireland Operations Ltd. — Bereitstellung der Besprechungs-, Aufzeichnungs- und Transkriptionsinfrastruktur (Microsoft 365, Teams) sowie KI-gestützte Auswertung über Microsoft Copilot
• Anthropic PBC — KI-gestützte Auswertung der Transkripte über das Produkt Claude (Zusammenfassungen, Action-Items, inhaltliche Befragung)

Intern erhalten ausschließlich berechtigte Mitarbeitende der HALO electronic GmbH Zugriff, die für die Nachbearbeitung der jeweiligen Besprechung zuständig sind, insbesondere Projektleitung, Vertrieb und Geschäftsführung.

Übermittlung in Drittländer

Sowohl Microsoft als auch Anthropic können personenbezogene Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, insbesondere in die Vereinigten Staaten. Die Übermittlung ist abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie, soweit anwendbar, durch die Zertifizierung der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023.

Speicherdauer

• Aufzeichnungen: bis zum Abschluss des jeweiligen Projekts beziehungsweise der Geschäftsbeziehung, längstens jedoch 24 Monate
• Transkripte: 24 Monate ab Erstellung
• Inhalte mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (insbesondere nach § 132 BAO oder § 212 UGB, bis zu sieben Jahre): entsprechend länger, in zugriffsbeschränktem Archiv

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden Aufzeichnungen und Transkripte automatisch gelöscht.

Rechte der Betroffenen

Sie haben jederzeit folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigten Interesses (Art. 21)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an office@inteos.com. Darüber hinaus steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu, in Österreich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).

Widerspruch im Einzelfall

Sie können der Aufzeichnung einer konkreten Besprechung jederzeit widersprechen — idealerweise vor Beginn der Besprechung, formlos an office@inteos.com oder direkt gegenüber dem einladenden Mitarbeitenden der HALO electronic GmbH. In diesem Fall wird entweder auf die Aufzeichnung verzichtet oder eine alternative Form der Dokumentation vereinbart. Aus dem Widerspruch entstehen Ihnen keine Nachteile.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Die KI-gestützte Auswertung dient ausschließlich der inhaltlichen Aufbereitung von Besprechungsinhalten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Beeinträchtigung für die Betroffenen findet nicht statt.

Datensicherheit

Aufzeichnungen und Transkripte sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff gesichert. Dazu zählen rollenbasierte Zugriffsrechte, Verschlüsselung in der Übertragung und im Ruhezustand sowie eine regelmäßige Überprüfung der vergebenen Berechtigungen.